Facility Management:

Risikominimierung in der Liegenschaftsverwaltung


Vor 50 Jahren gab es Hausverwaltungen, die sich mit Abrechnungsfragen und Vermietungen beschäftigten und Hausmeister, die die Grundstücke pflegten und Reparaturen durchführen ließen. Mit der zunehmender Technisierung der Gebäude wurde die Menge der zusätzlichen Informationen immer größer. Informationen hinsichtlich Wartung und Pflege von Bauteilen, hinsichtlich Gewährleistungsfristen, Bestellnummern und Bezugsquellen, oder - bei sehr großen Objekten - hinsichtlich der Lebensdauer von eingebauten Teilen. Es waren dann auch große Liegenschaftsverwaltungen und Immobilienkomplexe, bei denen aus Hausmeistern "Facility Manager" wurden. Diese Entwicklung ist in den angelsächsischen Ländern und den Niederlanden weit fortgeschritten. In Deutschland gibt es mittlerweile eine Reihe großer Konzerne, die diese Aufgaben anbieten. Im internationalen Vergleich hinkt Deutschland hinterher.
Nach Darstellung der GEFMA ist Facility Management (FM) "eine Managementdisziplin, welche die notwendigen Unterstützungs- (Sekundär-) Prozesse des Kerngeschäfts eines Unternehmens vereint. Dabei stehen Arbeitsplatzgestaltung, Werteerhalt und Kapitalrentabilität im Fokus des FM-Managers." Dieses allgemein gehaltene und betriebswirtschaftlich orientierte Verständnis geht über die Nutzung und Erhaltung des Nutzwertes der baulichen Anlage hinaus.

Informationsverwaltung

Kern des technischen FM ist die Dokumentation des Gebäudes. Durch Vorhaltung von Informationen und Pflege des Informationsstands können sehr schnell gesicherte Entscheidungen getroffen und passende Maßnahmen eingeleitet werden. Durch die Aufbereitung von Informationen wird die Bildung von "Herrschaftswissen" vermieden. Manche Firma leidet unter Hausmeistern oder Mitarbeitern, die "alles im Kopf" haben und dadurch quasi unkündbar geworden sind. Je transparenter die Informationen vorliegen, desto unwahrscheinlicher werden Korruptionsversuche zu Lasten des Eigentümers oder der Eigentümergemeinschaft.
Differenzierte Flächenberechnungen, die in Excel-Tabellen vorliegen, bilden die Grundlage für Angebotsanfragen oder Abrechnungen.
Zeichnungen ermöglichen die Analyse von Schadensfällen. Bestandszeichnungen von verdeckt liegenden Bauteilen, wie Versorgungsleitungen, ermöglichen Aussagen über Ursachen, ohne dass Wände aufgestemmt werden müssen.
Zeichnungs-Ausschnitte werden Handwerkern mitgegeben, damit diese die richtigen Arbeiten erledigen.
Schäden werden in Plänen eingetragen, sodass sich mosaikartig ein Bild von Häufungen ergibt. Gesicherte Informationen über solche Häufungen und das Alter von baulichen Anlagen sind die Grundlagen für Investitionsplanungen.
Vorliegende Verträge und Abrechnungen sind die Grundlage der Prüfung im Schadensfall. Was war das Leistungssoll? Welche Leistung schuldete die Firma? Bis wann dauert die Frist zur Nacherfüllung?
Wartungspläne und Wartungsverträge basieren ebenfalls auf diesen gesicherten und aufbereiteten Informationen.

Dokumentation bei Übergabe


Große Kapitalgesellschaften und Versicherungen wissen um den Wert solcher Informationen. Deshalb werden bereits während der Bauzeit anhand von Check-Listen umfangreiche Dokumentationen durch die Ingenieure zusammengetragen. Die Prüfung und Übergabe des Archivs ist dann ein wesentlicher Schritt zur Abnahme des Werks. Es ist Aufgabe des koordinierenden Architekten oder des Projektsteuerers die Aktualität und Vollständigkeit der Unterlagen zu prüfen. Die Unterlagen werden dann übernommen von professionellen Facility-Managern, die hiermit arbeiten können.



Der Umgang mit Altakten in der Praxis

Die Unkenntnis der Bedeutung der Altakten führt bei vielen Immobilienverwaltungen dazu, dass diese Akten ignoriert werden und in Kellern vergammeln. Bei Bedarf werden sie gefleddert. Informationen werden dann entnommen und nicht wieder zurückgegeben. Man findet "Pharaonengräber", Räume, in denen nie ein Mensch war, oder Schränke im Aufzugs-Maschinenraum, die voller Originalzeichnungen sind.

Viele Eigentümer verfügen über Archivkeller, die als lästiges Beiwerk gesehen werden und deren Inhalt dann nicht selten entsorgt werden. Diese Eigentümer wissen nicht welche Schätze sie wegwerfen. 30 Jahre nach Fertigstellung beginnen die großen Sanierungen. Dann möchte man wissen, wie das Dach aufgebaut ist, welche Systeme verwendet wurden und wo Wohngifte zu vermuten sind. Diese Informationen sind in den Archiven zu finden.
Jede Information zum Gebäude, die nicht im Archiv oder im Büro verfügbar ist, muss durch Ortstermin und Bauteilöffnung mühsam und teuer gewonnen werden. Die so gewonnenen Erkenntnisse müssen aufbereitet und weitergegeben werden. Die Kosten hiervon trägt der Eigentümer.

Aufbereiten von Dokumentationen

Merkwürdigerweise ist die Notwendigkeit von Ortsterminen einfacher zu vermitteln als die Notwendigkeit von Zeichenarbeiten. Es sind vor allem Planungen, die durch den Zahn der Zeit leiden. Alte Pausen werden unleserlich, vergilben oder zerfallen zu Staub, weil schlechtes Papier verwendet wurde. Sind diese Zeichnungen nicht mehr vorhanden, müssen teure Recherchen im Archiv der Stadt durchgeführt werden oder es müssen die Gebäude neu vermessen werden.
Planungsleistungen sind teuer. Keine Planungsleistungen vorzusehen ist noch teurer.
Es wird dringend empfohlen, vorhandene Archive zu sichern und die Informationen zugänglich zu machen. Diese Arbeiten müssen planvoll durchgeführt werden. Sofern der Aufbau des Archivs nicht mehr erkennbar ist, müssen neue Ordnungssysteme zugrunde gelegt werden. Diese Systeme sollten möglichst flache Hierarchien haben. Akademische Genauigkeit ist meistens nicht angebracht. Die Ordnung der abgelegten Dokumente ist die gleiche wie in den Aktenordnern und diese ist die gleiche wie im Computer. Die Zugänglichkeit von Archiven erfordert heute das Digitalisieren von Plänen und das Scannen von Altakten oder Teilen davon. Dennoch sollten die Papierdokumente nach dem Scannen und Digitalisieren nicht weggeworfen sondern abgelegt und archiviert werden. An der Dauerhaftigkeit von elektronischen Daten kann zu Recht gezweifelt werden und spätere Generationen suchen vielleicht Informationen, die für uns nicht relevant waren.


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